Ein Leitfaden zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) für KMU
Teil 1: Das Hinweisgeberschutzgesetz. Und warum es unterschätzt wird.
Einrichtungsfrist für Meldestelle und Meldekanäle ist für KMU am 17.12.23 abgelaufen
Am 17.12.2023 lief die Frist zur Einrichtung einer Internen Meldestelle und Internen Meldekanälen nun auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit 50 bis 249 Beschäftigten ab. Das Hinweisgeber-Schutzgesetz birgt für KMU viele Risiken, die weit über das HinSchG hinausgehen. Whistleblowing bietet gerade KMU die Chance ihre Compliance effektiv und nachhaltig zu verbessern.
Erfahren Sie alles Wichtige zum HinSchG und Whistleblowing
Neben den Pflichten, den Fristen, der Gewährleistung von Vertraulichkeit, Unterlassung von Repressalien u.a. des HinSchG spielen bei hinweisgebenden Personen die Psychologie, Emotionen und das individuelle Sicherheitsbedürfnis eine wichtige Rolle.
Mit einem breiten sachlichen Anwendungsbereich bezieht das HinSchG eine Vielzahl an Rechtsgebieten ein, die reichlich Brisanz haben.
In dieser Blog-Serie erfahren Sie alles zu Whistleblowing, zum HinSchG, Ihren Pflichten, Internen Meldestellen, Internen Meldekanälen und Verfahrensuntersuchungen.
Folgen Sie dieser Blog-Serie und erfahren Sie, wie Sie das HinSchG rechtlich korrekt, aber auch gewinnbringend für Ihr Unternehmen umsetzen.
Unterschätzen KMU das Hinweisgeberschutzgesetz?
Es spricht einiges dafür! Immer wieder höre ich dieser Tage in meinen Gesprächen mit Unternehmer*innen und Geschäftsführer*innen von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU):
„Das übernimmt bei uns die Personalabteilung, da passt das am besten hin. Die haben eh mit dem ganzen Personalkram zu tun“
„Wir richten erst mal ein separates Postfach ein. Und dann schauen wir, ob da überhaupt was kommt. Und wenn da eine Meldung eingeht, überlegen wir, wie wir damit umgehen.“
Eine riskante Annahme
Die Intension ist verständlich. Unternehmer*innen und Geschäftsführer*innen von KMU vertrauen darauf, dass im eigenen Unternehmen alles korrekt umgesetzt wird, auf das gute Betriebsklima im Unternehmen, auf das gute Verhältnis zu den Mitarbeitern*innen und deren Loyalität.
Doch Ihre Mitarbeiter*innen quält vmtl. die Frage: Unrecht dulden oder verantwortungsbewußt und in guter Absicht einen begründeten Verdacht oder eine konkrete Beorbachtung zu melden!
Ausbleibende Meldungen? Eine trügerische Ruhe
Tatsächlich wäre das Ausbleiben von Meldungen von Whistleblower*innen eine trügerische Ruhe. Hinweisgebende Personen sind nicht verpflichtet die Internen Meldekanäle, die Unternehmen gemäß Hinweisgeberschutzgesetz einrichten müssen, zu nutzen.
Whistleblower haben Wahlfreiheit. Sie können die Externen Meldestellen der Behörden nutzen, um ihre Meldung zu einem Rechtsverstoß im Unternehmen abzugeben.
Vertrauen entscheidend für die Auswahl interner oder externer Meldekanäle
Hinweisgeber*innen mit kompromittierendem Wissen merken schon an der Einrichtung von Meldestelle und Meldekanälen, wie ernsthaft und seriös ein Unternehmen mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), hinweisgeben Personen und deren Meldung umgehen wird.
Dementsprechend werden sie interne oder extern Kanäle für ihre Meldung wählen. Das hat wesentlichen Einfluss darauf, ob eine interne Untersuchung möglich ist.
HinSchG erfordert Expertise, Fingerspitzengefühl und Erfahrung
Gemäß § 15 HinSchG müssen Meldestellen-Beauftragte Interner Meldestellen unabhängig und ohne Interssenskonflikte (Abs. 1) tätig sein sowie über die notwendige Fachkunde (Abs. 2) verfügen.
Ein hehrer Anspruch. Gilt es doch unabhängig, integer, sensibel und fachkundig mit einem gerüttelt Maß an Rechtsverständis
- Meldungen entgegenzunehmen, nach Zulässigkeit zu beurteilen,
- mit hinweisgebenden Personen und anderen Beteiligten zu kommunizieren,
- eine Verfahrensuntersuchung durchzuführen und
- geeignete Folgemaßnahmen zu formulieren und umzusetzen, um die Wiederholung von Rechtsverstößen zu unterbinden.
Meine Expertise HinSchG
Mein Name ist Thomas Riess von Daten 360Grad.digital.
Seit 2015 praktiziere ich tagtäglich als Geschäftsführer und Datenschutzbeauftragter einen beruflich-professionellen und vertraulichen Umgang mit sensiblen Daten und geheimen Informationen von Kunden, Geschäftspartnern und Belegschaft. Und Vertraulichkeit ist oberstes Gebot im HinSchG.
Als Datenschutzbeauftragter weiß ich, wie wichtig es ist, professionell und vertraulich mit sensiblen und personenbezognen Daten umzugehen und diese zu schützen
Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufzubauen.
Thomas Riess
Geschäftsführer Daten 360Grad.digital GmbH
Das HinSchG ist für KMU eine Chance ihre Compliance und ihre Resilienz zu verbessern!
Externer Meldestellenbeauftragter
Als Experte für Datenschutz habe ich die Entwicklung des HinSchG ich von Anfang an verfolgt.
Für meine Kunden übernehme ich als externer Meldestellbeauftragter (beauftragter Dritter) alle gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben einer Internen Meldestelle in Unternehmen.
Meldeportal für Interne Meldungen und Verfahren
Der Betrieb von Internen Meldekanälen ist eine besonders sensible und kritische Aufgabe.
Mit dem Meldeportal von Daten 360Grad.digital können Unternehmen potenziellen Hinweisgeber*innen einen seriösen und sicheren Kanal für deren Meldung anbieten
Verfahrensuntersuchung
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Ext. Meldestellen-Beauftragter
Wir übernehmen bei Ihnen die Funktion des Meldestellen-Beauftragen.
- Interne Meldestelle
- Verfahrensführung
- Folgemaßnahmen
Wir übernehmen Ihre Pflichten!
Interne Meldekanäle
Wir betreiben als Beauftragter Dritter Ihre Meldekanäle.
- Meldekanäle
- Meldeportal
- Kommunikation mit Hinweisgeber*innen
Wir betreiben Ihre Meldekanäle!
Verfahrensführung
Wir unterstützen Sie bei Ihren internen Untersuchungen.
- unparteiisch
- integer
- diskret
Wir entwickeln Ihre Compliance weiter!
Whistleblowing als Chance begreifen
In anderen westlich Gesellschafts- und Wirtschaftssystemen ist Whistleblowing längst etablierter Bestandteil von Unternehmensidentität und – kultur. In Europa und vor allem Deutschland hat Whistleblowing immer noch einen negativen Touch.
Whistleblowing ist nicht verpfeifen, ist nicht denunzieren! Whistleblowing deckt Unrecht auf!
Whistleblowing als Teil des Risiko-Management etablieren
Eine professionelle Umsetzung des HinSchG bietet Unternehmen die Chance, sich bei Stakeholdern als nachhaltig ethisches und konformes Unternehmen zu positionieren. Sie nutzen das eigene Whistleblower-System als internes Kontrollsystem.
Folgen von Rechtsverstößen
In Unternehmen gibt es jedes Jahr eine Vielzahl von bewussten und unbewussten Rechtsverstößen. Unternehmen entstehen dadurch jährlich finanzielle Schäden in Milliardenhöhe, Reputationsschäden und Vertrauensverlust mit Innen- und Außenwirkung! Das rechtswidrige Verhalten Einzelner kann die Zukunft eines ganzen Unternehmens gefährden!
Warum das HinSchG unterschätzt wird!
Viele KMU konzentrieren sich in sparsamer Manier darauf, die Anforderungen des HinSchG mit dem kleinstmöglichen organisatorischen und finanziellen Aufwand zu bewältigen. Formal mag das genügen, um ein Bußgeld zu vermeiden. Tatsächlich stecken im HinSchG mehr Risiken als die fristgerechte Einrichtung von Interner Meldestelle und eines Internen Meldekanales.
Verstöße gegen die Pflichten des HinSchG
Ein Risiko liegt für KMU in einer fehlerhaften und/oder nicht fristgerechten Umsetzung der Pflichten des HinSchG. Und den daraus drohenden happigen Bußgeldern.
Bußgeld
Schadensersatz
Fehleinschätzung subjektiver Vertrauensbedürfnisse in Meldekanäle
Eine weitere Gefahr stellt die bereits erläuterte Unterschätzung der subjektiven Wahrnehmung von Integrität und Vertraulichkeit Interner Meldestellen und Interner Meldekanäle dar.
Interne Meldekanäle, die hinweisgebenden Personen mit kompromitieredem Wissen als nicht sicher erscheinen, werden nicht genutzt werden. Stattdessen werden Meldungen an Externe Meldekanäle abgegeben.
Beweislastumkehr über Unterlassung von Repressalien
Und auch die Unterlassung von Repressalien gegenüber hinweisgebenden Personen (Beweislastumkehr) erfordert einen professionellen Umgang mit Internen Meldungen, Verfahrensuntersuchungen und Hinweisgebern*innen.
Beschäftigungsgeber sind in der Beweispflicht, dass eine personenbezogne Entscheidung (z.B. eine unterlassene Beförderung nach Bewerbung), nicht mit dem Hinweis einer hinweisgebenden Person im Zusammenhang steht (Beweislastumkehr).
Das erfordert sowohl eine fundierte Dokumentation einer Meldung und der daraus resultierenden Untersuchung, als auch eine stichhaltige Entscheidungsbegründung.
Heikle Verfahrensuntersuchungen
Eine weitere Gefahr stellt die bereits erläuterte Unterschätzung der subjektiven Wahrnehmung von Integrität und Vertraulichkeit Interner Meldestellen und Interner Meldekanäle dar.
Interne Meldekanäle, die hinweisgebenden Personen mit kompromitierem Wissen als nicht sicher erscheinen, werden nicht genutzt werden. Statt dessen werden Meldungen an Externe Meldekanäle abgegeben.
HinSchG schließt breites Spektrum an Rechtsverstöße ein
Fast noch gefährlicher sind für KMU die zahlreichen Rechtsgebiete, die das HinSchG einschließt. Hinweisgeber*innen können Verstöße eines Unternehmens gegen eine Vielzahl von Rechtsvorgaben melden. Dazu zählen z.B. Rechtsverstöße gegen
- Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
- Vorgaben zur Produktsicherheit und -konformität
- Vorgaben zum Umweltschutz
- Regelung der Verbraucherrechte und des Verbraucherschutzes (B2C)
- Schutz personenbezogener Daten (DSGVO)
- Rechnungslegung einschließlich der Buchführung von Unternehmen
- Regelungen für Auftraggeber zum Verfahren der Vergabe von öffentlichen Aufträgen und Konzessionen
- missbräuchlicher Weise einen steuerlichen Vorteil zu verschaffen
Ungenügende Folgemaßnahmen
Unternehmen müssen hinweisgebenden Personen eine Rückmeldung zu den getroffenen Folgemaßnahmen geben. Erscheinen die dargestellten Folgemaßnahmen Hinweisgeber*innen nicht ausreichend, um eine Wiederholung des gemeldeten Rechtsverstoßes zu unterbinden, können Hinweisgeber*innen eine weitere Meldung an externe Meldestellen abgeben.
Die erforderliche Dokumentation der Folgemaßnahmen hat eine weitere Wirkung. Durch Dokumentation der Verfahrensuntersuchung und der getroffenen Folgemaßnahmen wird die Risikoeinschätzung und das Risikomanagement eines Unternehmens transparent. Ein ungenügendes Risikomanagement könnten Verantwortlichen in Unternehmen in Rechtsverfahren als Organisationsverschulden mit weitreichenden Folgen ausgelegt werden.
Ursprung HinSchG: EU-Whistleblower-Richtlinie – RL (EU) 2019/1937
Die EU hat im Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens der EU-Whistleblower-Richtline RL (EU) 2019/1937 ein rechtskonformes und ethisch-moralisch Verhalten von Unternehmen in den Vordergrund gestellt (Zweck der RL).
Unverhohlen wurden im Vorfeld des Gesetzgebungsverfahrens der EU-Whistleblower-RL die Chancen der Einnahmengenerierung durch eine Richtlinie für EU und die nationalen Staaten erörtert.
Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland 1,5 Jahre Verspätung
Die rund 1,5 Jahre verspätete Umsetzung der EU-Whistleblower-RL in nationales Recht wird Deutschland voraussichtlich eine Strafzahlung von über 30 Mio. € an die EU bescheren. Ein Schelm, wer Böses denkt!
Niedrige Hürden für Meldungen, aber Konsequenzen für wissentliche Falschmeldungen
Bei wissentlichen Falschmeldungen drohen hinweisgebenden Personen Bußgelder bis zu 10.000 €. Der Gesetzgeber hat mit dem HinSchG einen Schutz für hinweisgebender Personen geschaffen und damit die Hürden für Meldungen zu Rechtsverstößen gesenkt!
Gesellschaftlicher Wertewandel fördert etisch-moralische Ansprüche
In einer Zeit, in der gesellschaftlich und individuell nachhaltige und ethisch-moralische Bedürfnis zunehmen und die Loyalität der Belegschaft gegenüber Unternehmen nachlässt, birgt das HinSchG reichlich Risiken für KMU.
Nicht dass KMU, die dahinterstehenden Unternehmer*innen und Geschäftsführer*innen, weniger ethisch-moralische Ansprüche oder ein schlechteres Rechtsempfinden als Großunternehmen haben. Bewussten Rechtsverstößen von schwarzen Schafen sind die absolute Ausnahme.
Umsetzung zunehmender Regulatorik im Tagesgeschäft anspruchsvoll
Das Herunterbrechen von Rechtsvorgaben in alle Bereiche eines Unternehmens und in den Daily-Business fällt KMU deutlich schwerer. Es fehlt häufig an Kommunikation, an aktiver Steuerung von Rechtsvorgaben in Prozessen (Organisations-verschulden), an Dokumentation zur eigenen Absicherung (Beweislastumkehr) und an der Umsetzungskontrolle.
Persönliche Haftungsrisiken nehmen durch HinSchG zu
Und nicht zuletzt können Compliance Verstöße bei Organisationsverschulden zur persönlichen Haftung der Geschäftsführer führen.
Für KMU, Unternehmer*innen und Geschäftsführer*innen geht es also um sehr viel Mehr, als nur die fristgerechte Einrichtung einer Meldestelle und irgendeines Meldekanales.
Folgen Sie unserer Beitragsreihe zum HinSchG
In unserer Beitragsreihe gehen wir detailliert auf das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ein. Wir erläutern, was Whistleblowing und das HinSchG für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bedeutet.
In unserer Serie sind folgende Inhalte vorgesehen:
- Einführung Whistleblowing + HinSchG
- Das HinSchG: Anforderungen und Fristen, Pflichten für Unternehmen
- Das HinSchG: Rechtsverstöße, Anwendungsbereich
- Das HinSchG: Bußgeldvorschriften
- Das HinSchG: Rollen im HinSchG,
- Das HinSchG: Meldestelle und Externe Meldestellenbeauftragte
- Das HinSchG: Meldekanäle, Vorteile eines Meldeportals als Interner Meldekanal
- Das HinSchG: Hinweisbearbeitung
- Das HinSchG: Folgemaßnahmen
- Das HinSchG: Schutzmaßnahmen, Whistleblowing + Datenschutz
- Das HinSchG: Repressalien gegen hinweisgebende Personen
- Whistleblowing + Compliance
- Whistleblowing + Unternehmenskultur
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