Interne Meldestelle HinSchG
Unternehmen ab 50 Beschäftigte müssen gem. Hinweisgeber-Schutzgesetz (HinSchG) eine Interne Meldestelle und einen oder mehrere Meldekanäle einrichten.
Hinweisgeber*innen können Rechtsverstöße im beruflichen Kontext beim jeweiligen Unternehmen über die eingerichteten Internen Meldekanäle oder Externe Meldekanäle (Behörden) melden. Die Vertraulichkeit aller am Verfahren beteiligten Personen ist über das gesamte Verfahren zu gewährleisten. Unternehmen sind verpflichtet eingegangen Meldungen nachzugehen und meldenden Personen Rückmeldung zu geben.
Verstöße gegen die Pflichten des HinSchG ziehen erhebliche Bußgelder und weitere Risiken nach sich.
Die subjektive Vertraulichkeit eines Meldekanales hat maßgeblichen Einfluss auf die Kanalwahl der hinweisgebenden Person. Darauf ob ein Hinweisgeber*in einen Verstoß an Behörden (Externe Meldestelle) oder das betroffene Unternehmen (Interne Meldestelle) meldet. Darauf ob ein Unternehmen eine interne Untersuchung vornehmen kann.
Interne Meldestelle gem. Hinweisgeber-Schutzgesetz
Unabhängigkeit, Integrität, Vertraulichkeit und Fachkunde – die gesetzlichen Anforderungen und damit verbunden Risiken an Interne Meldestellen und Meldekanäle sind hoch.
Ein „Outsourcing“ von Interner Meldestelle und der Betrieb von Meldekanälen durch Dritte ist rechtlich zulässig. Insbesondere die Vertraulichkeit ist durch einen externen Meldestellen-Beauftragten und ein Meldeportal sicherer zu gestalten.
Kontext
HinSchG
Motiv
Risiken vermeiden
Effekt
Rechtskonformität
Lösung
Outsourcing
Leistung
Interne Meldestelle
Das HinSchG und Ihre gesetzlichen Pflichten!
Hinweisgeber-Schutzgesetz (HinSchG)
Das HinSchG schafft einen Rechtsrahmen für die Meldung von Rechtsverstößen in Unternehmen durch hinweisgebende Personen. Es definiert den Schutzbedarf für hinweisgebende Personen ebenso wie für Personen, die Gegenstand einer Meldung sind (Beschuldigte, Zeugen). Das umfasst insbesondere die Identität Beteiligter und hat einen engen Bezug zu DSGVO und BDSG. Des Weiteren ist der Schutz hinweisgebender Personen vor Repressalien definiert.
Ziele des Hinweisgeberschutzgesetzes
Das HinSchG ist die nationale Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtline 2019/1937. Die beiden Rechtsvorgaben verfolgen zwei Ziele:
- Schutz hinweisgebender Personen, die Rechtsverstöße melden
- Durchsetzung von europäischem und nationalem Recht
Durch mediale Fokus auf hinweisgebende Personen (Whistleblower) und deren Schutz, wird das Ziel der Rechtsdurchsetzung offensichtlich unterschätzt.
Der Gesetzgeber schützt Whistleblower, um bei begrenzten eigenen Ressourcen, eine effektive Rechtsdurchsetzung zu ermöglichen!
Rechtsverstöße im Sinne HinSchG
Rechtsverstöße im Sinne des HinSchG sind strafbewährte oder bußgeldbewährte Handlungen oder Unterlassungen von Unternehmen oder Verantwortlichen gegen Rechtsvorschriften der EU, des Bundes und der Länder. Der Anwendungsbereich umfasst eine Vielzahl von Rechtsgebieten im Rahmen beruflicher oder unternehmerischer Tätigkeit.
Hinweisgebende Personen
Der Gesetzgeber hat den Kreis der Berechtigten, die eine Meldung über einen Verstoß machen dürfen, sehr weit gefasst. Hierunter fallen Beschäftigte, Auszubildende, Bewerber, Leiharbeitnehmer und Anteilseigner am Unternehmen. Aber auch selbständige Dienstleister und sogar Beschäftigte von Lieferanten, die in ihrer beruflichen Tätigkeit mit einem Unternehmen zu tun haben, sind zu einer Meldung gesetzlich berechtigt
Pflichten für Unternehmen aus dem HinSchG
Das Hinweisgeber-Schutzgesetz sieht, z.T. bußgeldbewehrte, Pflichten für Unternehmen ab 50 Beschäftigte vor, die drei Bereiche umfassen:
- Einrichtung + Betrieb einer Meldestelle und Meldekanälen
- Untersuchung eingegangener Hinweise
- Ergreifen angemessener Folgemaßnahmen zu Vermeidung weiterer Rechtsverstöße
Schutz von Vertraulichkeit und vor Repressalien
- Schutz aller am Verfahren beteiligten Personen
- Unterlassung von Repressalien gegenüber hinweisgebenden Personen (Beweislastumkehr!)
Risiken für Unternehmen!
Bußgelder, Schadensersatz, Reputationsschäden
Die Pflichten den Hinweisgeberschutzgesetzes bergen für Unternehmen und Verantwortliche Risiken, wie Bußgelder, Schadensersatzforderungen oder Reputationsschäden.
Bußgelder HinSchG
Im § 40 sind die Bußgeldvorschriften für Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz verankert:
- Meldestelle nicht fristgerecht eingerichtet: bis zu 20.000 €
- Verhinderung einer Meldung: bis zu 50.000 € (Achtung: in Verbindung mit OWiG bis 500.000 €!)
- Repressalien gegen hinweisgebenden Personen: bis zu 50.000 € (Achtung: in Verbindung mit OWiG bis 500.000 €!)
- Verletzung der Vertraulichkeit: bis zu 10.000 €
Schadensersatz
Das HinSchG schafft explizit auch einen Rahmen für Schadensersatzforderungen für hinweisgebende Personen, denen Repressalien widerfahren.
- bei Repressalien gegen hinweisgebende Personen
- bei Missachtung des Vertraulichkeitsgebotes durch Verantwortliche
Der Gesetzgeber hat im Falle von Repressalien mit der Beweislastumkehr für Unternehmen eine hohe Hürde gelegt.
Ausschluss von öffentlichen Aufträgen möglich
- Verstöße und Verurteilungen gegen das HinSchG können sich negativ bei Stake- und Shareholdern auswirken, z.B. bei der Fremdkapitalbeschaffung oder im Personal-Recruiting
- Verurteilungen können zum Ausschluss der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen führen.
Whistleblowing zur effektiven Eigenkotrolle machen!
Finanzielle Schäden, Reputationsschäden, Vertrauensverlust
Trotz zahlreicher Rechtsvorschriften in Deutschland gab und gibt es jedes Jahr eine Vielzahl von bewussten und unbewussten Rechtsverstößen in Unternehmen. Wie wichtig Whistleblowing ist, belegen Fälle, wie Facebook, Tönnies oder der des Zahlungsdienstleisters Wirecard. Externe und Mitarbeitende hatten auf Missstände aufmerksam gemacht hatten.
Unternehmen entstehen durch Rechtsverstöße jährlich finanzielle Schäden in Milliardenhöhe, Reputationsschäden und Vertrauensverlust mit Innen- und Außenwirkung!
Das rechtswidrige Verhalten Einzelner kann die Zukunft eines ganzen Unternehmens gefährden!
Whistleblowing ist nicht verpfeifen
In anderen westlichen Gesellschafts- und Wirtschaftssystemen ist Whistleblowing längst etablierter Bestandteil von Unternehmensidentität und – kultur. Und Bestanteil eines aktiven Risikomanagements,
In Europa und vor allem Deutschland hat Whistleblowing immer noch einen negativen Touch.
Whistleblowing vermittelt einem geordneten Rechtsrahmen. Vor allem Kenntnisse über die Relevanz und die Grenzen von rechtmäßigem und unrechtmäßigem Verhalten haben sehr positive Effekte auf die Unternehmenskultur.
Compliance und Risiko-Management
Die Anzahl und Komplexität von Gesetzen, Normen und Verordnungen, die Unternehmen einhalten müssen,hat in den letzten Jahren stetig zugenommen. Die EU plant im Rahmen der Digitalisierung eine Vielzahl neuer Rechtsvorgaben, deren konforme Umsetzung anspruchsvoll und aufwändig wird. Dadurch entstehen für Unternehmen neue und komplexe Risiken.
Whistleblowing liefert einen wichtigen Beitrag bei einer nachhaltigen Umsetzung von Compliance und der Identifikation von Risiken und sollte etablierter Bestandteil eines aktiven Risiko-Managements sein.
Interne Meldestelle
Interne und Externe Meldestellen
A
Welche Aufgaben hat eine Interne Meldestelle?
Zu den Aufgaben einer Interne Meldestelle in Unternehmen gehören
- der Betrieb sicherer Meldekanäle (HinSchG § 16),
- die Führung von Verfahren / Untersuchungen zu eigegangen Meldungen / Hinweisen (HinSchG § 17),
- die Kommunikation mit hinweisgebenden Personen (HinSchG § 17),
- das ergreifen von Folgemaßnahmen zur Vermeidung weiterer ähnlich gelagerter Rechtsverstöße (HinSchG § 18),
- Dokumentation von Meldungen (HinSch G § 11),
- Aufbewahrung und fristgerechte Löschung von Meldungsdokumentationen (HinSch § 11),
- das ergreifen von Folgemaßnahmen zur Vermeidung weiterer ähnlich gelagerter Rechtsverstöße (HinSchG § 18),
- das ergreifen von Folgemaßnahmen zur Vermeidung weiterer ähnlich gelagerter Rechtsverstöße (HinSchG § 18),
- Unterlassung von Repressalien (HinSchG § 36),
- die Information der Beschäftigten HinSchG § 13).
Meldestellenbeauftragter: Unabhängigkeit und Fachkunde erforderlich
In vielen KMU sind Unabhängigkeit und Qualifiaktion der Meldestellenbeauftragten sowie die technisch-oranisatorischen Voraussetzungen für einen vertraulichen und integeren Meldestellenbetrieb nicht gegeben bzw. gewährleistet.
Neben der erforderlichen Fachkunde zum Betrieb einer Meldestelle und dem engen Bezug zur DSGVO und BDSG stellt insbesonder die Vertraulichkeit eine große Herausforderung und Risiko dar. Die Anforderungen an die Vertraulichkeit von Meldungen und den Schutz der Identität Beteiligter Personen ist innerbetrieblich kaum zu gewährleisten.
Der Gesetzgeber hat in § 14 HinSchG explizit den Betrieb einer Internen Meldestelle durch einen beauftragten Dritten (Dienstleister) zugelassen. Für Beschäftigungsgeber besteht allerdings unabhängig vom Betrieb der Meldestelle die Pflicht Rechtsverstöße abzustellen.
Welche Voraussetzungen gelten Meldestellenbeauftragte?
Meldestellenbeauftragte üben ihre Tätigkeit unabhängig aus und
- Untersuchung eingegangener Hinweise
- Ergreifen angemessener Folgemaßnahmen zu Vermeidung weiterer Rechtsverstöße
Welche Qualifikationen benötigen Meldestellenbeauftragte?
Gesetzlich ist eine „notwendige Fachkunde“ gefordert, ohne dass diese weiter spezifiziert ist. Der ausgeprägenten Schutzanforderungen von Identitäten Beteiligter legen fundierte Kentnisse im Datenschutz nah.
- Hinweisgeber-Schutzgesetz + EU-Whistleblower Richtlinie 2019/1937
- Datenschutz (DSGVO)
Kann der bestellte Datenschutzbeauftragte zusätzlich die Aufgabe des Meldestellenbeauftragten übernehmen?
Meldestellenbeauftragte üben ihre Tätigkeit unabhängig aus und
- Untersuchung eingegangener Hinweise
- Ergreifen angemessener Folgemaßnahmen zu Vermeidung weiterer Rechtsverstöße
Können durch eine Doppelfunktion Melestellenbeauftraggter und Datenschutzbeauftragter Interessenskonflikte entstehen?
Das HinSchG umfasst im sachlichen Anwendungsbereich (§2 Abs. p) explizit auch Rechtsverstöße gegen die DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679). Folglich können Meldungen zu Vertstößen gegen die DSGVO auch die Tätigkeit eines bestellten Datenschutzbeauftragten (Beschuldigter, Zeuge, sonstiger Beteiligter) beinhalten.
Für diesen Fall sollte die Bestellung des Meldestellenbauftragten eine Regelung enthalten, dass die Funktion Meldestellenbeauftragter in diesem Fall ruht und von einer Vertretung wahrgenommen wird.
Unabhängig von den gesetzlichen Anforderungen sollten Unternehmen Meldekanäle einrichten, die anonyme Meldungen ermöglichen.
Die Möglichkeit einer anonymen Meldung senkt die Hemmschwelle für berechtigte Meldungen. Und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Internen Meldung gegenüber einer Externen Meldung (Behörden).
Mit diesen Leistungen setzen wir Ihre HinSchG-Pflichten für Sie um!
Meldestelle + Meldestellenbeauftragter
Anforderungen an Meldestellen
In Abschnitt 2 Unterabschnitt 2 definiert das HinSchG Anforderungen an Meldestellen.
- § 12 Einrichtungspflicht
- § 13 Aufgaben
- § 14 Organisationsform
- § 15 Unabhängigkeit und Fachkunde
Der Betrieb einer Internen Meldestelle ist auf Grund der rechtlichen Anforderungen und der damit verbunden Risiken ein heikles Unterfangen.
Aufgaben von Meldestellen
- Fristgerechte Einrichtung Meldestelle
- Einrichtung und Betrieb von einem oder mehreren Meldekanälen
- Information der Beschäftigten zu HinSchG, Meldestelle und Meldekanälen
- Fristgerechte Eingangsbestätigung zu Hinweisen an hinweisgebende Personen
- Kontakt halten mit hinweisgebender Person
- Untersuchung eingegangener Hinweise
- Dokumentation von Meldungen und Untersuchung
- Ergreifen angemessener Folgemaßnahmen zu Verhinderung von Rechtsverstößen
- Fristgerechte Rückmeldung an hinweisgebende Personen
- Schutz aller am Verfahren beteiligten Personen
- Information an hinweisgebende Personen über Verfahrens- und Identitäts-Weitergabe an Behörden bei behördlicher Anforderung
- Unterlassung von Repressalien gegenüber hinweisgebenden Personen (Beweislastumkehr!)
- Fristgerechte Löschung von Hinweisen und Untersuchungsverfahren
Sourcen Sie Ihre Interne Meldestelle out
Das HinSchG sieht in § 14 explizit die Möglichkeit der Beauftragung eines Dritten, also betriebsfremder Personen vor. Wir übernehmen für Sie als externer Meldestellen-Beauftragter die Einrichtung und einen gesetzeskonformen und sicheren Betrieb Ihrer Internen Meldestelle.
Vereinbaren Sie ein unverbindliches und kostenfreies Informationsgespräch und erfahren Sie, wie wir die Umsetzung Ihrer gesetzlichen Pflichten für Sie rechtskonform und sicher gestalten!
Meldekanäle + Meldeportal
Das HinSchG fordert in § 16 die Einrichtung mindestens eines Meldekanals. Meldungen müssen in mündlicher oder Textform möglich sein. Auf ausdrücklichen Wunsch der hinweisgebenden Person muss Entgegennahme einer Meldung auch in einer persönlichen Zusammenkunft erfolgen können.
Daraus resultieren als mögliche Meldekanäle
- Briefkasten
- E-Mail-Postfach
- Telefon-Hotline
- Ombudsperson
- digitales Meldeprotal
Herausforderung Vertraulichkeit bei Meldekanälen
Die Vertraulichkeit der Identität aller am Verfahren beteiligten Personen ist unbedingt zu wahren. Nur beauftragte Personen der Meldestelle dürfen Kenntnis der Identitäten haben. Das Vertraulichkeitsgebot stellt hohe Sicherheitsanforderungen an Meldekanäle, die z.B. mit einem Briefkasten oder einer Hotline kaum sicher umgesetzt werden können.
Digitales Meldeportal
Ein digitales Meldeportal bietet einen geschützten Raum. Hier haben ausschließlich autorisierte Personen der Meldestelle Zugriff. Des weiteren werden hier Meldungen hinweisgebender Personen und die gesamte damit verbunden Kommunikation sicher dokumentiert. Die Dokumentation einer Untersuchung zu einer Meldung ist in einem digitalen Portal ebenfalls möglich und sinnvoll.
Daten 360Grad.digital bietet eine Portal-Lösung als Internen Meldekanal für Unternehmen an!
Das Portal bietet hinweisgebenden Personen unkomplizierte Meldungen und Unternehmen einen sicheren und zuverlässigen Betrieb. Verpassen Sie keine Fristen und Pflichten mit dem Melde-Portal von Daten 36Grad.digital.
Anonyme Meldung ermöglichen
Der Gesetzgeber hat im letzten Moment des Gesetzgebungsverfahrens eine zwingende anonyme Meldemöglichkeit auf eine Soll-Empfehlung reduziert. Das subjektive Sicherheitsbedürfnis und -empfinden einer hinweisgebenden Person entscheidet darüber, ob diese einen Externen Meldekanal (Behörde) oder einen Internen Kanal (Unternehmen) wählt. Bei einer Meldung über einen Internen Meldekanal kann das Unternehmen eine Eigenuntersuchung durchführen.
Sourcen Sie Ihre Meldekanäle out
Das HinSchG sieht in § 14 explizit die Möglichkeit der Beauftragung eines Dritten, also betriebsfremder Personen vor. Wir übernehmen für Sie die Einrichtung und einen gesetzeskonformen und sicheren Betrieb Ihrer Meldekanäle.
Vereinbaren Sie ein unverbindliches und kostenfreies Informationsgespräch und erfahren Sie, wie wir die Umsetzung Ihrer gesetzlichen Pflichten für Sie rechtskonform und sicher gestalten!
Ombusperson
Eine interne Untersuchung ist eine heikle Angelegenheit. Formal korrektes Vorgehen, sachliche und unvoreingenommen Ermittlungen, Dokumentation, Begründung von Entscheidungen zur Vermeidung von Repressalien.
Verfahrensbegleitung
Wir begleitet Sie sachlich neutral, kompetent und integer bei Ihren Untersuchungen. Und helfen Ihnen Gefahren und Risiken richtig einzuschätzen und abzuwenden. Formaler Ablauf, Dokumentation und rechtlicher Kontext zum HinschG.
Wir nehmen keine inhaltliche Rechtsberatung zu Rechtsverstößen und den im HinSchG definierten Rechtsgebieten vor!
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Ext. Meldestellen-Beauftragter
Wir übernehmen bei Ihnen die Funktion des Meldestellen-Beauftragen.
- Interne Meldestelle
- Verfahrensführung
- Folgemaßnahmen
Wir übernehmen Ihre Pflichten!
Interne Meldekanäle
Wir betreiben als Beauftragter Dritter Ihre Meldekanäle.
- Meldekanäle
- Meldeportal
- Kommunikation mit Hinweisgeber*innen
Wir betreiben Ihre Meldekanäle!
Verfahrensführung
Wir unterstützen Sie bei Ihren internen Untersuchungen.
- unparteiisch
- integer
- diskret
Wir entwickeln Ihre Compliance weiter!
Thomas Riess
Geschäftsführer Daten 360Grad.digital GmbH
Meldestellenbeauftragter (HinSchG), Datenschutzbeauftragter (DSGVO, BDSG)
Das HinSchG ist für KMU eine Chance ihre Compliance und ihre Resilienz zu verbessern!
So wird Ihr Hinweisgeber-System sicher und nützlich:
Mit diesen Leistungen baue ich Ihr integres Hinweisgeber-System auf. Als extern Beauftragter übernehme ich für Sie den vertraulichen Betrieb Ihrer Internen Meldestelle. Sowie die Führung und das gesamte Management des Verfahrens bei eingehenden Meldungen.
Meldestellen-Beauftragter ext.:
- Beratung zum Gesetz und Ihren Pflichten
- Übernahmen Funktion Meldestellen-Beauftragter
- Einrichtung der internen Meldestelle
- Fachliche Kommunikation mit Betriebsrat
- Erstellung unternehmensspezifischen Whistleblower-Richtline / Whistleblower Policy
- Erst- und wiederkehrende Schulung /Unterweisung Ihrer Mitarbeiter + Stakeholder
Betrieb Medekanäle:
- Bereitstellung einer Meldestellen-Plattform
- Betrieb aller Meldekanäle
Meldungs- und Verfahrensbearbeitung:
- Fristgerechte Bearbeitung eingehender Meldungen
- Unterstützung bei internen Nachforschungen
- Kommunikation mit Hinweisgeber
- Kommunikation mit Behörden
- Verfahrensdokumentation
- Erarbeitung von Folgemaßnahmen, Unterstützung bei der Implementierung
- Aufbewahrung und fristgerechte Löschung Ermittlungen
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Erfahren Sie, wie Sie das HinSchG gesetzeskonform umsetzen. Wie Sie Whistleblowing als Teil des Risiko-Managements nutzen. Und wie Sie Ihre Compliance nachhaltig verbessern!
„Hinweise integrer Mitarbeiter*innen sind eine der effektivsten Aufklärungsmöglichkeiten von Fehlverhalten in Unternehmen.“
Rudolf Schwab, Transparency International
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